ERP Sistemine Geçiş Nasıl Yapılır? Excel'den Logo ERP'ye Adım Adım

ERP (Enterprise Resource Planning, kurumsal kaynak planlaması), bir şirketin muhasebe, finans, stok, satış, satın alma, üretim ve insan kaynakları kayıtlarını ortak bir veritabanında tutan iş yazılımıdır. Temel farkı şu: bir işlem bir kez girilir ve ilgili bütün kayıtları aynı anda üretir. Depodan çıkan bir satış faturası kesildiğinde stok miktarı düşer, müşterinin cari bakiyesi artar, KDV ve satış hesapları muhasebeye işlenir; kimse bu bilgiyi ikinci bir dosyaya yeniden yazmaz.

Excel'de aynı satış üç ayrı yere dokunur: satışçının sipariş listesi, depocunun stok dosyası ve muhasebecinin fatura tablosu. Üç kopya, üç ayrı güncelleme saati ve üç ayrı hata ihtimali demektir. Ön muhasebe programı bu tabloyu düzeltir ama genellikle cari, fatura ve kasa-banka ile sınırlı kalır; depo transferi, satın alma onayı, maliyet ya da üretim reçetesi gibi işler yine dışarıda, Excel'de yürür.

Logo ailesinde bu yelpazenin farklı noktalarına karşılık gelen ürünler var. KOBİ tarafında muhasebe ve stok odaklı Logo Go 3 duruyor; çok şirket, çok döviz, üretim ve planlama isteyen orta ölçekli şirketler için Logo Tiger 3. Wings ailesi (Go Wings, Tiger Wings) aynı çizginin masaüstüne ek olarak web tarayıcısından da kullanılabilen kuşağı; Logo'nun kendi SSS'ine göre Go 3 ve Tiger kurulumları şirket veritabanı güncellenerek Wings'e yükseltilebiliyor. Hangi ürünün size uyduğunu, lisans ve toplam maliyet farklarıyla birlikte Logo Go3 mü, Tiger 3 mü yazısında ayrıca ele alıyoruz. Burada ürün seçildikten sonraki kısma, yani geçişin kendisine odaklanıyorum.

ERP ihtiyacı nadiren tek bir olayla ortaya çıkar. Teklif görüşmelerinde bana anlatılan hikâyeler hep birikmiş küçük sürtünmelerden oluşuyor. Muhasebe müdürü ay sonunu anlatır, depo sorumlusu sayımı, satışçı da müşteriye bakiye söyleyemediği günü. Aşağıdakilerden şirketinizde gördüklerinizi işaretleyin. Tek başına hiçbiri karar sebebi değil; tanıdık gelenlerin sayısı arttıkça sorun dosyadan çıkıp birimler arasına taşınmış demektir.

• ✓Sayım sistemle tutmuyorYıl sonu sayımında Excel'deki miktarla raftaki miktar arasında fark çıkıyor ve farkın nereden geldiğini kimse açıklayamıyor.
• ✓Ay sonu kapanışı günler sürüyorMuhasebe ayın ilk haftasını satıştan, depodan ve bankadan veri toplamakla geçiriyor; rapor geldiğinde artık kimse için güncel değil.
• ✓Aynı dosyanın dört sürümü dolaşıyor“stok_son.xlsx”, “stok_son_GUNCEL.xlsx” ve e-postayla gelen bir kopya; hangisinin doğru olduğu toplantıda tartışılıyor.
• ✓Satışçı bakiyeyi muhasebeye soruyorMüşteriyle görüşmeden önce açık bakiye, vadesi geçmiş fatura ya da risk limiti için telefonla bilgi isteniyor.
• ✓Şube ve depo transferleri kayıt dışıMalzeme bir depodan diğerine gidiyor ama hareket kâğıt üzerinde ya da WhatsApp mesajında kalıyor.
• ✓e-Dönüşüm yükümlülüğü geldie-Fatura ya da e-Arşiv zorunluluğu kapıda ve mevcut düzen belgeyi stok ve tahsilatla bağlayamıyor.
• ✓Ürün maliyeti hesaplanamıyorHangi ürünün, hangi müşterinin ya da hangi şubenin kâr getirdiği tahminle söyleniyor; alış fiyatı, navlun ve fire bir arada izlenmiyor.

ERP geçiş süreci, sahada uyguladığımız haliyle sekiz aşamadan oluşur. Aşamalar birbirinin üzerine biner: veri temizliği analiz biterken başlar, eğitim test sürerken başlar. Ama sıralama bozulmaz. Özellikle kod standardı ve veri temizliği, aktarımdan önce tamamlanmak zorundadır; aksi halde kirli veri yeni sisteme “resmî” olarak girer.

Her aşamanın elle tutulur bir çıktısı ve bir karar sahibi olmalı. Çıktısı belli olmayan aşama bitmez, sadece bir sonrakine sızar. Aşağıdaki tabloda her adımın ne ürettiğini ve kimin onayladığını görebilirsiniz.

1. 1Keşif ve süreç analiziÇıktı: Süreç haritası (teklif → sipariş → sevk → fatura → tahsilat), veri envanteri, entegrasyon listesiKarar sahibi: Proje sahibi
2. 2Modül planı ve kapsamÇıktı: Faz 1 / faz 2 modül listesi, yetki matrisi taslağı, rapor ihtiyaçlarıKarar sahibi: Proje sahibi + çözüm ortağı
3. 3Kurulum ve firma yapılandırmasıÇıktı: Test ve canlı firmaları, şirket/şube/ambar tanımları, hesap planı, parametrelerKarar sahibi: Çözüm ortağı + mali müşavir
4. 4Kod standardı ve veri temizliğiÇıktı: Cari, malzeme ve hizmet kodlama kuralı; tekilleştirilmiş kart listeleriKarar sahibi: Anahtar kullanıcılar
5. 5Veri aktarımıÇıktı: Deneme aktarımı raporları, son aktarım, açılış fişleriKarar sahibi: Çözüm ortağı + mali müşavir
6. 6Test ve paralel çalışmaÇıktı: Senaryo test listesi, günlük karşılaştırma raporu, kapatılan fark listesiKarar sahibi: Anahtar kullanıcılar
7. 7Rol bazlı eğitimÇıktı: Rol başına kısa kılavuz, test firmasında uygulamalı senaryolarKarar sahibi: Çözüm ortağı → anahtar kullanıcı
8. 8Canlıya alım ve ilk 30 günÇıktı: Canlı günü kontrol listesi, haftalık hata listesi, ilk ay kapanış provasıKarar sahibi: Herkes

“ERP kurulumu ne kadar sürer?” sorusuna dürüst cevap bir aralıktır. Muhasebe, stok ve e-fatura ile sınırlı, tek şirketli ve verisi derli toplu bir KOBİ için birkaç hafta yeterli olabilir. Hizmet sayfamızda örnek olarak verdiğimiz akış da böyle bir kapsamı anlatıyor: bir hafta analiz, iki hafta kurulum, bir hafta veri aktarımı, bir hafta eğitim ve canlıya alım. Ancak bu akış, verinin aktarıma hazır olduğu varsayımına dayanır.

Takvimi uzatan şey çoğunlukla yazılım değildir. Sırasıyla en çok gördüğümüz uzatıcılar şunlar: kirli veri (mükerrer cari, kurala bağlanmamış stok kodu), karar gecikmesi (kod yapısını, hesap planını ya da yetki matrisini onaylayacak kişinin olmaması), üretim modülü, çok şirketli yapı ve entegrasyon sayısı. Aşağıdaki planlayıcı bu etkenleri hesaba katarak size özel bir hafta aralığı ve aşama takvimi çıkarır.

Şirketinizi tarif eden seçenekleri işaretleyin. Planlayıcı hazırlık skorunuzu, tahmini hafta aralığını, aşama bazlı takvimi, önerilen canlı dönemini ve öncelikli risklerinizi aynı anda günceller. Sonuç sağdaki panelde de özetlenir.

İhtiyaç analizine modül listesinden değil, bugün kullandığınız dosyalardan başlayın. Ortak klasördeki her Excel dosyası, birinin bir işi takip ettiği anlamına gelir. Dosyaları tek tek açıp “bu ne işe yarıyor, kim güncelliyor, kim okuyor” sorularını sormak, modül listesini kendiliğinden çıkarır. Karşılığı olmayan dosyalar da değerlidir: bunlar ya ikinci fazın konusudur ya da ERP dışında kalması gereken iştir.

Sonra her modülü üç kovaya ayırın: ilk günden gerekli, olsa iyi olur, sonra. İlk kovada kayıt zincirinin çekirdeği durur: cari, stok, satış ve satın alma, muhasebe ve yasal zorunluluk varsa e-belge. Bütçe, sabit kıymet, gelişmiş raporlama, kalite kontrol gibi başlıklar çekirdek oturduktan sonra açılınca hem daha hızlı kurulur hem de gerçek veriyle tasarlanır.

• İlk günKayıt zincirinin çekirdeği. Biri eksikse zincir Excel'e geri kırılır.
• Olsa iyi olurİş değeri yüksek ama canlı gününü riske atmamalı. Birinci ayın sonunda açılabilir.
• SonraÇekirdek veriye dayanan modüller. İkinci fazda, gerçek hareket verisiyle tasarlanır.

Aşağıdaki eşleme, Excel'den gelen şirketlerde en sık karşılaştığımız dosyaların Logo tarafındaki karşılığını gösteriyor. Ekran ve modül adları ürüne ve sürüme göre küçük farklar gösterebilir.

Üretim ayrı bir karar. Reçete ve iş emri, malzeme kartlarının ve birimlerin kesinleşmiş olmasına dayanır. Malzeme kodları henüz temizlenirken üretimi de açmak, reçeteleri iki kez kurmak demektir. Üretim yapan bir şirketseniz çoğu durumda önce ticari ve muhasebe tarafını canlıya alıp üretimi ikinci fazda devreye almayı öneriyoruz; ayrıntısını üretim ve planlama için Logo ERP sayfasında anlattık.

ERP projesi bir yazılım kurulumu gibi görünür ama aslında bir organizasyon projesidir. Kod yapısına, hesap planına, kimin hangi belgeyi onaylayacağına şirket içinden biri karar vermelidir; çözüm ortağı seçenekleri ve sonuçlarını anlatır, kararı vermez. Ekibi dört rol üzerine kurmanızı öneririm.

İç proje sahibi genellikle genel müdür, finans müdürü veya operasyon müdürüdür. Haftalık toplantıya katılır, kapsam değişikliğini onaylar, birimler arasında anlaşmazlık olduğunda son sözü söyler. Anahtar kullanıcılar her birimden işi en iyi bilen kişilerdir: muhasebeden biri, depodan biri, satıştan biri. Test senaryolarını onlar yazar, canlıdan sonra ilk soruları onlar karşılar.

Mali müşavir projede sanıldığından daha merkezi bir roldedir. Hesap planının tekdüzen hesap planına uygun kırılımı, açılış fişinin bakiyeleri, KDV ve tevkifat parametreleri, geçiş tarihinin beyan dönemleriyle ilişkisi onun onayından geçmelidir. Dışarıdan hizmet aldığınız bir müşavirle çalışıyorsanız, ilk toplantıya onu da davet edin ve açılış fişini birlikte kontrol edeceğiniz günü baştan takvime koyun.

Çözüm ortağı kurulum, yapılandırma, aktarım, eğitim ve destekten sorumludur. Bu rolde W3 olarak Logo ERP çözüm ortaklığı hizmeti veriyoruz. Çözüm ortağı seçerken neye bakılacağını ayrıca merak ediyorsanız yazılım firması seçerken dikkat edilmesi gerekenler yazımızdaki ölçütler ERP için de geçerli.

Kim ne yapar? Rol ve sorumluluk tablosu

ERP veri aktarımı belirli bir sırayla yapılır, çünkü her katman bir öncekine bağlıdır. Açık bir fatura cari kartı olmadan, stok açılışı malzeme kartı ve ambar olmadan, çek portföyü banka ve cari kartı olmadan aktarılamaz. Sırayı bozmak, hata raporunu “kart bulunamadı” satırlarıyla doldurur.

1. 1.Kod standartları ve tanımlarCari ve malzeme kod yapısı, birim setleri, ambarlar, özel kodlar, ödeme planları, hesap planı
2. 2.Ana kartlarCari, malzeme, hizmet, banka ve kasa kartları
3. 3.Açılış bakiyeleriCari bakiyeler, stok miktar ve maliyetleri, banka ve kasa bakiyeleri, muhasebe açılış fişi
4. 4.Açık kalemlerKapanmamış faturalar, çek/senet portföyü, açık satış ve satın alma siparişleri
5. 5.Geçmiş hareketler (isteğe bağlı)Yalnız gerçekten gerekiyorsa, genellikle rapor amaçlı özet olarak

Logo tarafında Excel'den toplu kart ve hareket aktarımı için ExcelTrans aracı kullanılır. ExcelTrans, Logo'nun ERP setleriyle birlikte gelen bir aktarım aracı. Çalışma biçimi basit: aktarılacak kart türü için şablonu programın içinden üretirsiniz, Excel'de doldurursunuz, yine program üzerinden içeri alırsınız. Tam kullanım lisansa bağlıdır; demo kipinde yalnız birkaç satır aktarılabilir, yani gerçek bir deneme aktarımı için lisansın açık olması gerekir. Her turdan önce veritabanı yedeği alın; hatalı bir toplu aktarımı geri almanın en kısa yolu yedeğe dönmektir. Daha karmaşık kaynaklarda (başka bir ERP'nin veritabanı gibi) aktarım betikleri veya Logo'nun resmî entegrasyon katmanları devreye girer; bunlar için API geliştirme tarafındaki tecrübemizi kullanıyoruz.

Bizim ekipte aktarım en az üç tur sürer: iki deneme aktarımı test firmasına, bir son aktarım canlı firmaya. Birinci deneme şablon ve eşleme hatalarını, ikinci deneme veri hatalarını yakalar. Son aktarım canlı tarihinden hemen önceki bakiyelerle yapılır ve açılış fişiyle tamamlanır.

Geçmiş yılların hareketleri taşınmalı mı?

Cari Kodu  →  Unvan  →  VKN / TCKN  →  Vergi Dairesi  →  Kart Tipi  →  Adres  →  İl  →  İlçe  →  Ülke  →  Telefon  →  E-posta  →  IBAN  →  e-Fatura Mükellefi (E/H)  →  Vade (gün)  →  Özel Kod / Grup

Veri temizliği projenin en sıkıcı ve en belirleyici kısmıdır. Burada harcanan her gün, canlıdan sonraki haftalarda düzeltme fişiyle uğraşmamak demektir. Temizliği çözüm ortağı tek başına yapamaz: “Bu iki kart aynı firma mı?” sorusunu ancak o firmayla çalışan satışçı ya da muhasebeci cevaplayabilir.

Cari temizliğinin anahtarı VKN/TCKN'dir. Unvan yazımları değişir (“A.Ş.”, “AŞ”, “Anonim Şirketi”), ama vergi numarası değişmez. Önce aynı numaraya sahip kartları gruplayın, ardından aynı unvana sahip ama farklı numara taşıyan kartlara bakın: bunlar ya gerçekten farklı şirketlerdir ya da numaralardan biri yanlış yazılmıştır. VKN'nin son hanesi, TCKN'nin son iki hanesi kontrol hanesidir; tek hanesi yanlış yazılmış numaraların çoğu bu kontrolde takılır.

Stok tarafında iş biraz daha uzun. Kod standardı: yeni kodları bir kurala göre verin (grup, alt grup, sıra) ve eski kodları bir eşleme tablosunda saklayın. Birim: satışta koli, depoda adet sayılan ürünlerde çevrim katsayısını kesinleştirin. KDV oranı: eski yıllardan kalan oranları güncel oranlarla karşılaştırın. Pasif kartlar: iki yıldır hareket görmeyen ve bakiyesi olmayan malzemeyi taşımayın. Excel'den gelen şirketlerde malzeme listesinin ciddi bir kısmının bu gruba düştüğünü sık görüyoruz; o kartları yeni sistemde kimse aramaz.

E-ticaret, pazaryeri veya bayi portalı gibi sistemlerin canlıdan sonra Logo'ya otomatik cari açması gündemdeyse, mükerrer kartın entegrasyon tarafında nasıl önleneceğini Logo ERP entegrasyonu yazısında ayrıca anlattık. Burada konu, geçiş anında var olan veriyi temizlemek.

• ✓Tekil anahtar seçinCari için VKN/TCKN, malzeme için yeni kod ve barkod. Anahtarı olmayan kayıt “sonra bakarız” listesine değil, karar listesine girer.
• ✓Eşleme tablosu tutunEski kod → yeni kod tablosu açılış bakiyesinden açık faturaya kadar her şablonda kullanılır. Bu tablo projenin en değerli dosyasıdır.
• ✓Pasifleri ayırınSon iki yılda hareket görmeyen cari ve malzemeleri ayrı listeye alın. Bakiyesi olmayanları taşımayın.
• ✓Metin alanlarını sabitleyinVKN, barkod, IBAN gibi alanları Excel'de metin biçimine alın; baştaki sıfırlar ve uzun sayılar bozulmasın.
• ✓Kim karar verdi, yazınBirleştirilen her kart için kimin onay verdiğini not edin. Canlıdan sonra çıkan itirazlarda bu not işinizi çok kolaylaştırır.

Açılış bakiyesi aktarımı, eski sistemin belirli bir tarihteki fotoğrafını yeni sisteme taşımaktır. Bu fotoğrafın üç parçası vardır: muhasebe açılış fişi (hesap bakiyeleri), alt kayıt bakiyeleri (cari, stok, banka, kasa, çek) ve açık belgeler. Üçünün birbirini tutması gerekir. 120 Alıcılar hesabının bakiyesi, müşteri carilerinin toplamına eşit olmalıdır; 153 Ticari Mallar, ürün ürün sayım miktarı × birim maliyet toplamına; 102 Bankalar, banka ekstrelerinin toplamına.

Fotoğrafın çekileceği tarih, yani canlı tarihi, projenin en önemli kararlarından biridir. Yıl başı en temiz kesittir: açılış fişi yalnız bilanço hesaplarıyla yapılır, gelir ve gider hesapları sıfırdan başlar. Yıl içinde geçiliyorsa açılışta kümülatif mizanın devri gerekir; yıl sonu kapanışı ve gelir tablosu yeni sistemden çıkacaksa o yılın gelir-gider bakiyeleri de taşınmalıdır.

• ÖnerilirYıl başı (1 Ocak)+ Bilanço hesaplarıyla temiz açılış; yıllık raporlar tek sistemde− Aralık yoğunluğu; sayım ve kapanışla aynı haftalara sıkışır
• ÖnerilirÇeyrek başı+ Geçici vergi dönemiyle aynı kesit; mali müşavir için düzenli− Kümülatif mizan devri gerekir
• OlurAy başı+ Takvime en esnek uyan seçenek− Yıl içi geçiş; gelir-gider bakiyeleri de taşınır
• KaçınınAy ortası+ Hiçbir muhasebe avantajı yok− Aylık beyan iki sistemden derlenir; stok ve cari kesiti bulanıklaşır

Ay ortasında geçmek, o ayın beyanlarını iki sistemden toplamak demektir; bu yüzden ay başını hedefleyin. e-Defter kullanıyorsanız durum biraz daha hassas. Yıl içinde muhasebe yazılımı değiştirilebilir, ama beratı GİB'e yüklenmiş ayları yeni sistemde yeniden üretmeyin: yeniden oluşturulan defter, gönderilmiş beratla uyuşmaz. Bu yüzden geçişi beratı henüz oluşturulmamış bir ayın başından başlatmak gerekir. Yevmiye madde numaralarının sürekliliği, yeni yazılımın e-Defter tarafındaki tanımları ve imza yetkilendirmesi de mali müşavirinizle birlikte planlanacak işler. Yıl ortası geçişte mali müşaviri, canlı tarihine karar verilen toplantıda masada tutun.

“Toplamlar tutuyor mu?” kontrol tablosu

Açılış adımları

1. 1Büyük müşteri ve tedarikçilere geçiş tarihinden önce mutabakat mektubu veya ekstre gönderin; dönmeyenleri listeleyin.
2. 2Geçiş tarihinden önceki son iş günü veya hafta sonu tam depo sayımı yapın. Sayım ile canlı arasında hareket olacaksa farkı fişle kapatın.
3. 3Banka ve kasa bakiyelerini ekstre ve sayım tutanağıyla belgelendirin.
4. 4Alt kayıt listelerini (cari, stok, banka, çek) muhasebe mizanıyla yan yana koyun ve farkları açıklayın. Açıklanamayan farkı taşımayın, önce eski sistemde düzeltin.
5. 5Açılış fişini test firmasında oluşturun, mali müşavirle birlikte kontrol edin, sonra canlı firmada kesinleştirin.
6. 6Eski sistemde kayıt girişini kapatın ve geçiş tarihindeki son mizanı PDF ve Excel olarak arşivleyin.

Paralel çalışma, yeni sistem canlıya alındıktan sonra kısa bir süre eski düzenin de yürütülmesi ve iki tarafın sonuçlarının karşılaştırılmasıdır. Amaç yeni sistemi “denemek” değil, aktarım ve parametre hatalarını gerçek hareketle yakalamaktır. Doğru kurgulanırsa güven verir; yanlış kurgulanırsa ekibi iki kat işle yorar ve yeni sisteme karşı direnç üretir.

Stok ağırlıklı, çok şubeli ya da üretim yapan şirketlerde paralel çalışmayı öneriyoruz: stok maliyeti, ambar transferleri ve cari bakiyeleri ilk haftalarda gerçek belgeyle sınanmalı. Stoksuz, tek şubeli ve kayıt hacmi düşük bir şirkette ise iyi yapılmış bir deneme aktarımı ve test firmasında yürütülmüş senaryolar çoğu zaman yeterlidir; paralel çalışma gereksiz yük olur.

Süre için kesin gün sayısı vermiyorum, çünkü belirleyici olan takvim değil, farkların sıfırlanmasıdır. Pratikte birkaç günden iki üç haftaya uzanan bir aralık görüyoruz ve ölçüt şu: iki ardışık gün sonu karşılaştırmasında açıklanamayan fark kalmadıysa eski düzen kapatılır. Ay sonu kapanışını yeni sistemde bir kez yapmış olmak da iyi bir bitiş işaretidir.

• 1.Her şeyi iki kez girmeyinYalnız kritik belgeleri (satış faturası, stok transferi, tahsilat) iki tarafa girin. Geri kalanı yalnız yeni sistemde yürüsün.
• 2.Günlük karşılaştırma raporuGün sonunda üç sayıyı karşılaştırın: kritik ürünlerin stok miktarı, en büyük on carinin bakiyesi, kasa-banka toplamı.
• 3.Farkı aynı gün kapatınFark ertesi güne kalırsa üst üste biner. Her farkın nedenini ve düzeltmesini tek bir listede tutun.
• 4.Bitiş ölçütünü baştan yazın“İki gün üst üste fark yok” gibi bir ölçüt yazılmazsa paralel çalışma alışkanlığa dönüşür ve hiç bitmez.

ERP eğitimini modüle göre planlamak yaygın bir hatadır. Depo sorumlusunun “Malzeme Yönetimi modülü” eğitimine ihtiyacı yoktur; mal kabulü, sayım ve transfer fişini nasıl keseceğini, hatalı fişi nasıl düzelteceğini bilmesi gerekir. Eğitimi rollere göre kurun ve her rol için iş gününün gerçek senaryolarını kullanın.

Eğitim canlı gününden önce başlamalı ve test firmasında, mümkünse sizin aktarılmış verinizle yapılmalıdır. Kullanıcı kendi müşterisini, kendi ürününü ekranda görünce sistemi çok daha hızlı benimser. Bizde en iyi sonuç veren düzen şu: iki saatlik sunum yerine kırk beş dakikalık bir oturum, ardından kullanıcının tek başına tamamladığı üç dört alıştırma (bir sipariş, bir irsaliye, bir iade, bir tahsilat).

Her rol için iki sayfalık bir kısa kılavuz ve birkaç dakikalık ekran kaydı hazırlamak, canlıdan sonraki destek yükünü belirgin biçimde azaltır. Anahtar kullanıcı eğitimi diğerlerinden önce alır ve canlıdan sonra iç eğitmen olur; yeni işe başlayan bir çalışanın eğitimi artık dışarıya bağlı kalmaz.

• Satış
  • ›Teklif ve sipariş girişi
  • ›Müşteri bakiyesi ve risk limiti sorgulama
  • ›Fiyat listesi ve iskonto
  • ›Sipariş durumu takibi
• Depo
  • ›Mal kabul ve irsaliye
  • ›Ambar transferi
  • ›Sayım fişi ve sayım farkı
  • ›Sevk hazırlığı
• Muhasebe
  • ›Fatura kontrolü ve e-belge
  • ›Tahsilat, ödeme, çek/senet
  • ›Banka hareketleri ve mutabakat
  • ›Ay sonu kapanış adımları
• Satın alma
  • ›Talep ve sipariş
  • ›Tedarikçi fiyatı
  • ›Mal kabul eşleşmesi
  • ›Açık sipariş takibi
• Yönetici
  • ›Günlük satış ve tahsilat özeti
  • ›Stok değeri ve kritik stok
  • ›Vadesi geçmiş alacaklar
  • ›Onay bekleyen belgeler

Canlı günü sakin geçmelidir. Sakin geçmesinin yolu, o gün yapılacak her işin önceden bir listede durması ve listedeki her maddenin bir sahibinin olmasıdır. Canlıya alımı ayın ilk iş gününe, mümkünse bir hafta başına koyun; cuma akşamı canlıya geçip hafta sonunu sorun aramakla geçirmek kimsenin işine yaramaz.

Canlı günü kontrol listesi

• Önceki akşamEski sistemde kayıt girişi kapatıldı, son yedek alındı ve arşivlendi
• Önceki akşamSon aktarım ve açılış fişi canlı firmada; mali müşavir onayı alındı
• 08:30Kullanıcı hesapları ve yetkiler açık; her kullanıcı oturum açmayı denedi
• 09:00İlk satış siparişi ve ilk irsaliye anahtar kullanıcıyla birlikte girildi
• 10:00İlk e-Fatura / e-Arşiv belgesi kesildi, entegratörde durumu kontrol edildi
• 12:00İlk tahsilat ve banka hareketi işlendi, cari bakiyesi kontrol edildi
• 17:00Gün sonu karşılaştırması: stok, cari, kasa-banka; farklar listeye yazıldı

e-Fatura veya e-Arşiv kullanıyorsanız canlı gününün ilk resmî belgesini ekip olarak birlikte kesin: seri ve numara sürekliliğini, entegratör bağlantısını, alıcının posta kutusu bilgisini o anda doğrulayın. e-Belge tarafının ayrıntılarını, kimlerin geçmesi gerektiğini ve Logo'da aktivasyon adımlarını e-Fatura zorunluluğu yazısında anlattık.

İlk 30 gün

1. 1. haftaYoğun destek: çözüm ortağı ekipte veya uzaktan sürekli ulaşılabilir. Her soru tek bir listede toplanır.
2. 2. haftaHaftalık hata listesi gözden geçirilir; tekrarlayan sorunlar için kısa ek eğitim yapılır.
3. 3. haftaRapor ihtiyaçları netleşir. Hazır raporlar yetmiyorsa özel rapor ve form tasarımı planlanır.
4. 4. haftaİlk ay sonu kapanışı yeni sistemde yapılır; mali müşavirle birlikte kapanış provası tamamlanır.

Entegrasyonları canlı gününe yığmayın. E-ticaret, pazaryeri veya B2B bağlantıları çekirdek ERP oturduktan sonra birer birer açılmalı. Canlıdan sonra siparişin düşmemesi ya da stoğun tutmaması gibi sorunlarla karşılaşırsanız entegrasyon hataları yazısındaki teşhis adımları işinize yarar.

ERP projelerinin başarısızlık oranları hakkında internette dolaşan pek çok yüzde var; kaynağı belirsiz olduğu için tekrar etmeyeceğim. Ama başarısız projelerin ortak noktaları konusunda sahadan yeterince şey gördük. Aşağıdaki yedi hata ve karşılıkları, bir geçişi kurtaran ya da batıran kararların büyük kısmını kapsıyor.

1. 1Süreç tanımlanmadan kurulumNe oluyor?Program kurulur, ekranlar açılır, süreçler “zamanla oturur” denir.Ne yapmalı?Teklif → sipariş → sevk → fatura → tahsilat zincirini kurulumdan önce kâğıda dökün; parametreler bu zincire göre seçilsin.
2. 2Kirli verinin taşınmasıNe oluyor?Excel olduğu gibi aktarılır, “sonra düzeltiriz” denir.Ne yapmalı?Tekilleştirme ve kod standardı aktarımdan önce biter. Yeni sistemde düzeltmek, belge bağlandığı için çok daha pahalıdır.
3. 3Her modülün aynı gün açılmasıNe oluyor?Üretim, bütçe, entegrasyonlar ve raporlar tek bir canlı gününe sıkıştırılır.Ne yapmalı?Çekirdeği canlıya alın, kalanları fazlara bölün. Her faz kendi test ve eğitimini alsın.
4. 4Proje sahibinin olmamasıNe oluyor?Proje BT'ye ya da çözüm ortağına bırakılır; kararlar havada kalır.Ne yapmalı?Karar yetkisi olan bir iç proje sahibi atayın ve haftalık toplantıyı onun takvimine koyun.
5. 5Eğitimin sona bırakılmasıNe oluyor?Canlıdan bir gün önce herkese iki saatlik sunum yapılır.Ne yapmalı?Rol bazlı eğitim test aşamasında başlar, kullanıcı kendi verisiyle alıştırma yapar.
6. 6Excel'e geri dönüşe izin vermekNe oluyor?Paralel dönem bitmez, eski dosyalar güncellenmeye devam eder.Ne yapmalı?Bitiş ölçütünü yazın, ölçüt sağlandığında eski dosyaları salt okunur yapın.
7. 7Özelleştirmeyi baştan abartmakNe oluyor?Eski Excel düzenini birebir taklit eden ekran ve rapor talepleri ilk fazı doldurur.Ne yapmalı?Önce standart akışla çalışın. Üç ay sonra gerçekten eksik kalanları özelleştirin; çoğu talep kendiliğinden düşer.

Proje yönetimi ve dijitalleşme sırasını şirket genelinde planlamak istiyorsanız, ERP'nin bu planda nerede durduğunu dijital dönüşüm yol haritası yazısıyla birlikte okumanızı öneririm. Bağımsız bir gözle kapsam ve takvim değerlendirmesi gerekiyorsa teknik danışmanlık tarafında da bu işi yapıyoruz.