Büyük Yazılım Projesi İhale Sürecindekiler İçin Teknik Danışmanlık
Teknik şartnameyi ölçülebilir gereksinimlere çeviriyor, teklifleri açılmadan önce belirlenmiş ağırlıklı bir matrisle puanlıyor, sözleşme ve hizmet seviyesi maddelerini teknik gözle okuyoruz. Amaç en ucuzu değil, kapsamı tutan teklifi görünür kılmak.
- Şartname veya değerlendirmede görev alırsak yüklenici adayı olmuyoruz
- Kriterler ve ağırlıklar teklifler açılmadan belirlenir
- Puanların gerekçesi yazılı kaydedilir
- Kapsam netleşmeden fiyat vermiyoruz
Aynı işi tarif etmeyen üç teklif, aynı tabloda karşılaştırılıyor.
İhale sürecinin en kırılgan yeri teklif açma günü değil, şartnamenin yazıldığı gün. Karşılaştırmayı mümkün kılan da imkânsız kılan da orada belirleniyor.
- Şartname isteği değil, niyeti anlatıyor“Kullanıcı dostu”, “modern”, “ölçeklenebilir” gibi ifadeler ölçülemez. Teklif verenler bunları kendi kapsamlarına göre yorumluyor.
- Hacim ve entegrasyon bilgisi eksikKaç kullanıcı, kaç kayıt, hangi sistemlerle konuşacak yazmadığında, teklif veren ya en iyimser ya en temkinli varsayımı yapıyor.
- Kabul kriteri yokİşin ne zaman bitmiş sayılacağı yazılı değilse, teslim tartışması sözleşmenin sonunda başlıyor.
- Puanlama teklifler açıldıktan sonra konuşuluyorKriterler ve ağırlıklar sonradan belirlendiğinde, değerlendirme sonuçtan geriye doğru kurulmuş gibi görünüyor.
- Demo, senaryo yerine sunuma dönüşüyorHazırlanmış bir gösterim herkesin işini iyi gösterir. Kendi verinizle, kendi senaryonuzla denenmeyen şey ölçülmemiş sayılır.
- Sahiplik ve çıkış maddeleri sözleşmede yokKaynak kod, veri dışa aktarımı ve dokümantasyon düzenlenmemişse, sonraki dönemde seçenekleriniz tek bir tedarikçiye daralıyor.
Bu ikisi olmadan matris de puan da güven vermiyor; süreci kurarken ilk yazdığımız maddeler bunlar.
- Kriterler önce, teklifler sonraKriterler ve ağırlıklar teklifler açılmadan yazılır, değiştirilmez; değişiklik gerekirse gerekçesiyle kayda geçer.
- Her puanın bir dayanağı olurVerilen her puan teklifteki hangi ifadeye ya da hangi demo adımına dayandığıyla birlikte yazılır.
Şartnameden sözleşmeye kadar tek bir çerçeve.
İhale sürecinde her aşamanın çıktısı bir sonrakinin girdisi oluyor. Gereksinim kabul kriterine, kabul kriteri puanlamaya, puanlama sözleşme maddesine bağlanıyor.
- Gereksinim çıkarmaSüreç sahipleriyle görüşüp isteneni ölçülebilir gereksinimlere çeviriyoruz: işlev, hacim, entegrasyon ucu, veri ve kısıtlar.TeslimGereksinim listesiHacim ve entegrasyon ekiKapsam dışı listesi
- Teknik şartnameGereksinimler ölçülebilir maddelere ve kabul kriterlerine dönüşüyor. Teklif verenin dolduracağı standart bir kapsam formu ekleniyor.TeslimTeknik şartname taslağıKabul kriterleriKapsam formu
- Kriter ve ağırlıklarDeğerlendirme kriterleri, ağırlıkları ve puan tanımları teklifler açılmadan önce yazılıyor; herkes aynı ölçütle değerlendiriliyor.TeslimPuanlama matrisiPuan tanımlarıDeğerlendirme yönergesi
- Teklif ve demo değerlendirmeTeklifler kapsam formu üzerinden aynı çerçeveye getiriliyor, eksik kalemler listeleniyor; demolar hazır sunum yerine sizin senaryolarınızla yürütülüyor.TeslimKarşılaştırma tablosuEksik kalem listesiDemo senaryoları ve notları
- Sözleşme ve hizmet seviyesiKabul kriterleri, teslim kapsamı, sahiplik, destek ve geçiş maddeleri teknik açıdan okunuyor; hukuk birimine teknik not veriliyor.TeslimTeknik inceleme notuSLA ölçüt önerisiDevir ve çıkış maddeleri
Teklifleri neye göre karşılaştıracaksınız?
Proje türünü seçin, ardından her kriterin ağırlığını belirleyin. Ekran ağırlıkları yüzdeye çevirir, şartnameye yazılacak maddeleri ve o kriterde dikkat edilecek kırmızı bayrakları listeler. Hiçbir veri kaydedilmez.
| Kriter | Ağırlık | Puan payı |
|---|---|---|
| Fiyat ve toplam maliyet | %14 | |
| Kapsam uyumu | %14 | |
| Proje ekibi ve devamlılık | %10 | |
| Benzer iş deneyimi | %10 | |
| Teknik yaklaşım ve mimari | %10 | |
| Entegrasyon yeteneği | %10 | |
| Güvenlik ve veri koruma | %10 | |
| Destek ve hizmet seviyesi | %10 | |
| Sahiplik ve çıkış | %10 | |
| Geçiş, eğitim ve devir | %5 |
- Fiyat ve toplam maliyetTeklif, ilk yatırım ile birlikte üç yıllık bakım, lisans ve destek kalemlerini ayrı ayrı gösterecek biçimde verilir.
- Kapsam uyumuHer gereksinim için “karşılanıyor / uyarlamayla / karşılanmıyor” beyanı ve kısa açıklama istenir.
- Proje ekibi ve devamlılıkAnahtar rollerin kimler olacağı, ayrılma durumunda yerine koyma süresi ve onay usulü yazılır.
- Benzer iş deneyimiReferans işlerin kapsamı, süresi ve doğrulanabilir bir irtibat bilgisi istenir.
- Teknik yaklaşım ve mimariÖnerilen mimari, kullanılacak bileşenler ve bu seçimlerin gerekçesi kısa bir belgeyle istenir.
- Entegrasyon yeteneğiHer entegrasyon ucu için yöntem, veri alanları, sıklık ve hata durumunda davranış tanımlanır.
- Güvenlik ve veri korumaYetkilendirme modeli, denetim kaydı, veri saklama süresi ve veri işleme yerleri beyan edilir.
- Destek ve hizmet seviyesiOlay sınıfları, yanıt ve müdahale süreleri, çalışma saatleri ve raporlama biçimi ölçülebilir yazılır.
- Sahiplik ve çıkışKaynak kodun, verinin ve dokümantasyonun kimde kalacağı ile devir formatı sözleşmede düzenlenir.
- Geçiş, eğitim ve devirVeri aktarım kapsamı, doğrulama yöntemi, eğitim planı ve canlıya alma adımları istenir.
- Fiyat ve toplam maliyet: Yalnız tek kalem fiyat veren ve yıllık maliyeti belirtmeyen teklifler.
- Kapsam uyumu: Gereksinim listesine satır satır yanıt vermeyen, genel taahhütle geçen teklifler.
- Proje ekibi ve devamlılık: Sunumu yapan ekip ile teslimde çalışacak ekibin farklı olması.
- Benzer iş deneyimi: İsim listesi verip kapsam ve rol belirtmeyen referanslar.
- Teknik yaklaşım ve mimari: Gerekçesiz teknoloji listesi; bakımı yalnız kendi ekiplerine bağlı özel çatılar.
- Entegrasyon yeteneği: “Her sistemle entegre olur” ifadesi; uç bazında yöntem vermeyen teklifler.
- Güvenlik ve veri koruma: Güvenlik başlığını yalnız sertifika listesiyle geçen teklifler.
- Destek ve hizmet seviyesi: Süre yerine “en kısa sürede” gibi ölçülemeyen taahhütler.
- Sahiplik ve çıkış: Devir maddesi bulunmayan ya da veriyi yalnız kendi formatında veren teklifler.
- Mevcut ERP veya muhasebe sistemiyle hangi verinin hangi yönde aktarılacağı
- Rol bazlı yetkilendirme ve denetim kaydı beklentisi
- Mevcut veriden neyin, hangi kaliteyle aktarılacağı
Kurduğunuz ağırlıklar, gerçek bir değerlendirme yönergesinin taslağı olabilir. Takviminizi ve proje kapsamınızı anlatın; hangi aşamalarda yanınızda olacağımızı birlikte belirleyelim.
Bu araç genel bir değerlendirme çerçevesi kurar; kurumunuzun satın alma kuralları ve tabi olduğunuz mevzuat farklı gereklilikler getirebilir. Hukuki değerlendirme hukuk biriminize aittir.
İhale sürecinde hangi aşamada ne yapıyoruz?
Aşağıdakiler bir menü. Süreç başlamadan da katılabiliyoruz, teklifler geldikten sonra da; hangi aşamaların gerektiğini takviminize göre birlikte belirliyoruz.
- HazırlıkGereksinim çıkarma atölyesiSüreç sahipleriyle yapılan oturumlarda isteklerin ölçülebilir gereksinimlere çevrilmesi.
- ŞartnameTeknik şartname taslağıÖlçülebilir maddeler, hacim bilgisi, entegrasyon listesi ve kabul kriterleri.
- ŞartnameKapsam beyan formuHer teklif verenin aynı biçimde dolduracağı kapsam tablosu; karşılaştırmayı mümkün kılar.
- DeğerlendirmePuanlama matrisi ve yönergeKriterler, ağırlıklar, puan tanımları ve değerlendirme kurulu için yazılı yönerge.
- DeğerlendirmeSoru-cevap desteğiTeklif verenlerden gelen teknik soruların yanıtlanması ve şartname düzeltmeleri.
- DeğerlendirmeDemo senaryolarıHazır sunum yerine sizin verinizle yürütülen, puanlanabilir demo adımları.
- RaporTeklif karşılaştırma raporuKapsamları aynı çerçeveye getiren tablo, eksik kalemler ve puan gerekçeleri.
- SözleşmeSözleşme ve SLA teknik notuKabul kriterleri, sahiplik, destek ve geçiş maddeleri için teknik görüş.
Değerlendirmede teknik zemini kendi uygulama deneyimimizden alıyoruz: web yazılım geliştirme, mobil yazılım geliştirme, API geliştirme ve Logo ERP çözüm ortaklığı tarafında yaptığımız işler, tekliflerde neyin gerçekçi neyin iyimser olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırıyor.
Teklif okuma tarafında yazılım firması seçerken dikkat edilmesi gerekenler yazımız sorulacak soruları ve kırmızı bayrakları topluyor. ERP entegrasyonu içeren ihalelerde Logo ERP entegrasyonu rehberi, güvenlik maddelerinde sızma testi (pentest) rehberi şartname yazarken işe yarıyor.
Örnek bir ihale takvimi
Aşağıdaki akış orta ölçekli bir yazılım ihalesi için hazırlanmış örnektir; süreler kurumunuzun satın alma kurallarına ve teklif verme sürelerine göre değişir.
| Aşama | Ne yapılır | Sonunda elinizde ne olur |
|---|---|---|
| 1. hafta | Gereksinim atölyeleri | Gereksinim listesi, kapsam dışı listesi |
| 2. hafta | Şartname taslağı ve kabul kriterleri | Teknik şartname, kapsam beyan formu |
| 2–3. hafta | Kriter ve ağırlıkların belirlenmesi | Puanlama matrisi, değerlendirme yönergesi |
| İlan dönemi | Soru-cevap ve düzeltmeler | Yanıt seti, güncellenmiş şartname |
| Teklif sonrası | Teklif ve demo değerlendirme | Karşılaştırma tablosu, eksik kalem listesi |
| Sözleşme öncesi | Sözleşme ve SLA incelemesi | Teknik inceleme notu, SLA ölçüt önerisi |
Sözleşme imzalandıktan sonra ilk teslim aşamasında kısa kontroller öneriyoruz: kabul kriterleri gerçekten ölçülüyor mu, kapsam beyanı sahada karşılık buluyor mu. Erken fark edilen sapmayı düzeltmek, teslimde tartışmaktan kolay.
- HizmetTeknik DanışmanlıkHizmetin tamamı: kapsam, süreç, teslimatlar ve çalışma biçimi.
- HizmetWeb Yazılım Geliştirmeİhale konusu bir web uygulamasıysa kapsamın teknik zemini.
- HizmetMobil Yazılım GeliştirmeMobil kalemler için sürüm, mağaza ve bakım gereksinimleri.
- HizmetLogo ERP Çözüm OrtaklığıERP entegrasyonu içeren ihalelerde teknik beklentiler.
- HizmetSızma Testi ve GüvenlikŞartnamedeki güvenlik maddelerinin karşılığı.
- RehberYazılım firması seçerken dikkat edilmesi gerekenlerTeklif okurken sorulacak sorular ve kırmızı bayraklar.
- RehberLogo ERP entegrasyonu: e-ticaret ve B2B rehberiEntegrasyon kalemlerini şartnamede tanımlarken kullanılacak çerçeve.
- RehberSızma testi (pentest) nedir: süreç ve rapor rehberiGüvenlik maddelerinin ölçülebilir hale getirilmesi.
Sık sorulanlar
Bağımsızlık, şartname dili, puanlama yöntemi ve sözleşme incelemesi hakkında en çok sorulanlar.
Takviminizi konuşalım
Süreç hangi aşamada: şartname yazılıyor mu, teklifler geldi mi, sözleşme masada mı? Nerede olduğunuzu anlatın; hangi aşamalarda yanınızda olacağımızı ve neyin teslim edileceğini birlikte netleştirelim. Keşif görüşmesi ücretsizdir.
- ✓ İlk keşif görüşmesi ücretsiz
- ✓ Yüklenici adayı olmadan değerlendirme
- ✓ Kapsam netleşmeden fiyat vermiyoruz
Teklifleri gerçekten karşılaştırılabilir hale getirelim
Gereksinimle başlıyor, ölçülebilir şartnameye çeviriyor, ağırlıklı matrisle puanlıyor ve sözleşme maddelerini teknik gözle okuyoruz.